Veliko delavcev je, ki v času epidemije Covid-19 svoje delo opravljajo od doma. V nekaterih podjetjih so delodajalci omogočili delo od doma vsem svojim delavcem in tako so njihovi poslovni prostori za čas epidemije ostali prazni. To pomeni, da marsikatera podjetja, kjer vsi delavci delajo od doma, papirnatih računov, ki priletijo v poštne nabiralnike s pošto na naslove podjetij, ni mogoče pravočasno prejeti in obdelati. Zaposleni, praviloma računovodje, do papirnatih računov tako nimajo pravočasnega dostopa. Takšni računi niso pravočasno evidentirani in knjiženi, kar posledično lahko vodi tudi do neporočanja oziroma poročanja z zamudo. Prav tako je z delom na domu otežena izdaja računov v fizični obliki, saj zaposleni pri delu od doma nimajo tako preprostega dostopa do vseh storitev kot v pisarni. V preprečitev nastanka morebitnih nesporazumov in kasnejših nevšečnosti je predvsem v tem času ustrezna uporaba računov v elektronski obliki (ti. e-račun).
Za namene davka na dodano vrednost (v nadaljevanju DDV) so v skladu z Zakonom o davku na dodano vrednost (v nadaljevanju ZDDV-1) računi, ki so izdani v papirnati ali elektronski obliki, med seboj enakovredni. Vsa pravila glede obveznosti izdajanja računov, navajanja obveznih podatkov na računih in druge določbe glede računov v ZDDV-1 veljajo tako za papirnate kot elektronske račune. Pri tem je potrebno poudariti, da se mora prejemnik računa z uporabo elektronskega računa strinjati.
Račun je lahko v obliki elektronskih strukturiranih sporočil (kot je XML) ali v kateri drugi vrsti elektronske oblike (kot je e-pošta s prilogo PDF z elektronskim podpisom). Ni pomembna vrsta elektronske oblike računa, ampak dejstvo, da je račun v elektronski obliki, ko je izdan s strani dobavitelja in prejet s strani stranke.
Izdani računi morajo odražati dejansko dobavo oziroma opravljeno storitev, zato mora biti tako za papirnate kot za e-račune zadoščeno trem zakonsko predpisanim pogojem – to so pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost. Pristnost izvora računa pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa, za kar morata poskrbeti tako dobavitelj kot kupec. Celovitost vsebine pomeni, da sama vsebina izdanega računa, ki mora biti skladna z zahtevanimi predpisi iz ZDDV-1, po izdaji računa ne sme biti spremenjena. O čitljivosti računa pa govorimo v pomenu, da izdani račun ne izgubi svoje uporabne vrednosti, torej, da je berljiv vse do konca hrambe računa. Vse to mora biti torej zagotovljeno od trenutka izdaje in vse do konca obdobja hrambe računa (ti. za obdobje 10 let po poteku leta, na katerega se računi nanašajo, oziroma 20 let po poteku leta, na katerega se nanašajo, če gre za transakcije z nepremičninami).
Vsak davčni zavezanec lahko sam določi način zagotovitve pristnosti izvora, celovitosti vsebine in čitljivosti računa. Pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa lahko zagotovijo na naslednje načine:
- s postopki za nadzor poslovanja, ki vzpostavijo zanesljivo revizijsko sled med računi in dobavami;
- z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI);
- z drugimi tehnologijami.
V času epidemije Covid-19 je torej dobro razmisliti o izdajanju elektronskih računov, ki se jih po elektronski pošti pošlje strankam. Izdani in prejeti računi se bodo lahko pravočasno knjižili, plačali in seveda tudi poročali za namene DDV. Tako se boste lahko vi in vaše stranke izognili poznemu poročanju in plačilu računov.
V primeru dodatnih informacij glede elektronskih računov so vam na voljo naši svetovalci, ki vam bodo z veseljem pomagali.
Ta dokument (in vse informacije do katerih dostopate preko povezav v tem dokumentu) je namenjen zgolj informiranju in ne predstavlja pravnega svetovanja. Prav tako so se lahko navedena dejstva od datuma objave spremenila. Pred sprejetjem ali izvajanjem kakršnih koli dejanj je potrebno pridobiti strokovno pravno svetovanje.